BANCOLDEX es una sociedad anónima de economía mixta, vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, siendo el gobierno Nacional su mayor accionista. Opera como un Banco de redescuento, ofreciendo productos y servicios financieros tanto a las empresas dedicadas al mercado nacional como las relacionadas con el comercio exterior colombiano.

Situación anterior a la solución:

El Banco no poseía una solución tecnológica robusta que le permitiera realizar el proceso de presupuesto de gastos administrativos, compra, control de inversiones y la estimación del último trimestre del año actual, de una manera ágil y sencilla, lo que implicaba que invirtieran un tiempo considerable en dichos procesos y se redujera sustancialmente el tiempo de análisis.

El sistema de presupuesto que tenían se manejaba a través de hojas de Excel, solución que les brindaba la información básica necesaria y era la base para la generación de los informes requeridos.

Este sistema demandaba bastante tiempo para realizar procesos de consolidación, revisión y validación, lo que dificultaba poder realizar modificaciones y simulaciones. Como consecuencia de esto, el Area de Planeación invertía un tiempo considerable en todos los procesos de presupuesto y control de la ejecución presupuestal.

Se implementaron los diferentes módulos que forman parte del Presupuesto de Gastos Administrativos e inversiones, para cada uno de los centros de responsabilidad con su respectiva consolidación hasta llegar al total del Banco. Implementando además, el detalle necesario de aquellos conceptos que por su valor o importancia para el Banco, así lo ameritan.

Se generaron las aplicaciones Cognos Planning Contributor, con base en los modelos construidos en Cognos Planning Analyst, y quedaron disponibles para los usuarios finales en un ambiente Web.

Se Implementó la seguridad necesaria para garantizar que cada usuario final tenga acceso únicamente a la información que le corresponde.

- Tener una herramienta unificada para todas las áreas de la organización.

- Tener una base de datos única y centralizada

- Disminuir tiempos de revisión, validación y consolidación de información.

- Tener aplicaciones construidas - en Cognos Planning- en ambiente Web, que permite a los usuarios finales un acceso simultáneo y en línea a los diferentes procesos.

- Tener un esquema de seguridad completamente flexible que permite asegurar que cada usuario visualiza únicamente la información que le corresponde, ayudando a minimizar errores en el registro de la información.

- Consolidación automática de la información.

- Utilización de cubos multidimensionales que les facilita el análisis simultáneo de las variables que forman parte de los diferentes procesos.

- Facilidad para la realización de modificaciones y simulaciones.